Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Versieregister en aannamelijst’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Label alternatieven’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Eén gezamenlijke basisversie vaststellen’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Meerdere scenario’s tonen met expliciete labels’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke versie hoort bij de actuele locatie en begroting?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Oudere capaciteit komt uit op 210.000 euro per jaar. Bij nieuwe onderbouwde capaciteit staat 185.000 euro per jaar. Het verschil bedraagt 25.000 euro per jaar in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Label alternatieven» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Oudere capaciteit», en wie kan uitleggen waarom bij «Nieuwe onderbouwde capaciteit» een waarde van 185.000 euro per jaar wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Versieregister en aannamelijst. Noteer bij Scenariobijlage wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Dateer de drie bestanden’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Scenariobijlage’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Bepaal wie de oorspronkelijke informatie kan toelichten en wie vervolgens het besluit neemt. Bij de vraag ‘Label alternatieven’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over het financieringsdossier heeft drie prognoses. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Versieregister en aannamelijst’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over label alternatieven zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor formulecontroller en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
