Scheid de vraag van de stukken
Begin met het materiaal ‘Versieregister en aannamelijst’. Schrijf er de herkomst, de beschikbare versie en de datum van de beslissing naast. Als een onderdeel alleen mondeling bekend is, vermeld je wie het kan bevestigen. Zo ontstaat een bruikbaar onderscheid tussen iets dat al in het dossier staat en een verwachting die nog besproken moet worden.
Het werkproduct voor deze stap is ‘Versieregister’. Zet daarin één open punt apart. In deze casus is dat ‘Welke versie hoort bij de actuele locatie en begroting?’. Schrijf bij het punt wat je nog nodig hebt om erover te beslissen. Een bron, concrete waarneming of aangewezen verantwoordelijke maakt de vervolgstap beter uitvoerbaar dan een algemene afspraak om later opnieuw te kijken.
De twee condities in het werkblad
Oudere capaciteit komt uit op 210.000 euro per jaar. Bij nieuwe onderbouwde capaciteit staat 185.000 euro per jaar. Het verschil bedraagt 25.000 euro per jaar in neerwaartse richting. Bij het inventariseren helpt dit paar om te controleren of ‘Versieregister en aannamelijst’ wel beide condities beschrijft. Ontbreekt één kant, dan hoort die beperking in ‘Versieregister’.
Open voor de inventarisatie een werkregel met als opschrift «Dateer de drie bestanden». Registreer bij «Oudere capaciteit» de waarde 210.000 euro per jaar. Registreer 185.000 euro per jaar op een afzonderlijke regel voor «Nieuwe onderbouwde capaciteit». Zet naast beide de herkomst, datum en afbakening. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Versieregister en aannamelijst. Komt het benodigde gegeven alleen in een gesprek ter sprake, laat de aangewezen gesprekspartner het dan bevestigen voordat je de regel als gecontroleerd markeert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Neem ‘Koppel capaciteit aan omzet’ pas op nadat duidelijk is welke informatie daarvoor beschikbaar is. Gebruik je inventaris als overdracht. Zet bij ‘Versieregister’ de naam van de verantwoordelijke, de nog ontbrekende bron en het moment waarop je het punt opnieuw beoordeelt.
Bepaal wie de oorspronkelijke informatie kan toelichten en wie vervolgens het besluit neemt. Bij de vraag ‘Dateer de drie bestanden’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over het financieringsdossier heeft drie prognoses. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Versieregister en aannamelijst’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over dateer de drie bestanden zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor formulecontroller en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
