Leg de uitnodiging op ware grootte op tafel
Open de actiebrief en noteer waar het kaartje terechtkomt. Gaat het in de hand van iemand die al een proefproduct vasthoudt of moet het in een envelop door de brievenbus? Een grotere kaart kan extra portokosten vragen en een gladde afwerking kan een handgeschreven afhaaltijd onleesbaar maken. Vraag degene die achter de proefstand staat de uitnodiging op ware grootte te bekijken voordat je een bepaalde uitvoering vastlegt.
Geef de drukker één specificatie met oplage, afmetingen, een- of tweezijdige bedrukking, papier, afwerking en leveradres. Schrijf erbij wie de bestanden drukklaar maakt en wie de digitale proef controleert. Een prijs per duizend is moeilijk te vergelijken met een totaalprijs waarin bestandscontrole en bezorging zitten. Vraag de ontbrekende regel als bedrag op. Houd het drukken van het kaartje apart van de kosten voor de proefproducten zelf.
Bereken wat jouw vestiging werkelijk betaalt
In de oefening kost de afgesproken drukgang €600 exclusief btw. Betaalt de vestiging het hele bedrag, dan is haar lokale uitgave op deze vergelijkingsbasis €600. Draagt het hoofdkantoor de helft, dan is de lokale last €300 exclusief btw. Die €300 verschil zegt niets over de kwaliteit van de drukker of de oplage. Het is uitsluitend een andere verdeling van dezelfde opdracht.
Controleer het tijdstip van de vergoeding. Misschien krijgt de lokale ondernemer de hele factuur en volgt de centrale bijdrage pas na aanlevering van een drukproef en betaalbewijs. Dan moet de vestiging aanvankelijk de volledige factuur kunnen betalen, hoewel haar uiteindelijke aandeel €300 exclusief btw bedraagt. Zet het door de drukker gevraagde betaalbedrag inclusief eventuele btw en de verwachte centrale ontvangst op afzonderlijke datums in je kasplanning.
Beslis wie de drukker opdracht mag geven
Met een eigen pilot kan de vestiging zelf een bescheiden actie plannen rond een dag waarop het proefproduct op voorraad is. Daar staat tegenover dat het lokale budget de goedgekeurde drukuitgave moet dragen. Bij een gezamenlijke campagne kunnen andere vestigingen meedoen, maar wachten op hun drukbestanden of op één centrale akkoordronde kan de gekozen actiedatum onhaalbaar maken.
Sluit de vergelijking af met de drukkersofferte, de lokale actiedatum, de bevestigde merkrechten voor dit gebruik en de naam van degene die het bedrag mag toezeggen. Ontbreekt de budgethouder nog, reserveer desgewenst tijd om verder te praten maar plaats de drukorder pas na bevoegd akkoord. Zo voorkom je dat een mooi centraal ontwerp ongemerkt wordt opgevat als een betalingsbelofte.
