Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Formuliervelden en uitleg van het contactdoel’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Leg de vervolgroute uit’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Het formulier tot oriëntatievragen beperken’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘Een aparte route voor verdiepend contact maken’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke gegevens zijn in deze fase nodig?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Bestaand formulier komt uit op 11 velden. Bij afbakening eerste stap staat 4 velden. Het verschil bedraagt 7 velden in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Leg de vervolgroute uit» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Bestaand formulier», en wie kan uitleggen waarom bij «Afbakening eerste stap» een waarde van 4 velden wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Formuliervelden en uitleg van het contactdoel. Noteer bij Tekst voor de bezoeker wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Beschrijf de eerste stap’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Tekst voor de bezoeker’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Bepaal wie de oorspronkelijke informatie kan toelichten en wie vervolgens het besluit neemt. Bij de vraag ‘Leg de vervolgroute uit’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de intake vraagt meteen een bankafschrift. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Formuliervelden en uitleg van het contactdoel’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over leg de vervolgroute uit zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor recruitmentcoördinator en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
