Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Aanvraagmail, gegevensschema en campagnebrief’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Controleer verwijdermomenten’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Eerst een beperkte gegevensset beoordelen’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘De campagne lokaal laten uitvoeren’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welk doel en welke grondslag gelden voor de gevraagde verwerking?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Volledig bestand komt uit op 14 velden. Bij doelgerichte selectie staat 5 velden. Het verschil bedraagt 9 velden in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Controleer verwijdermomenten» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Volledig bestand», en wie kan uitleggen waarom bij «Doelgerichte selectie» een waarde van 5 velden wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Aanvraagmail, gegevensschema en campagnebrief. Noteer bij Bewaarplan wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Omschrijf de campagnehandeling’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Bewaarplan’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Bepaal wie de oorspronkelijke informatie kan toelichten en wie vervolgens het besluit neemt. Bij de vraag ‘Controleer verwijdermomenten’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over centrale marketing vraagt het volledige klantenbestand. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Aanvraagmail, gegevensschema en campagnebrief’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over controleer verwijdermomenten zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor lokale ondernemer en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
