Leg de twee mogelijkheden naast elkaar
Zet ‘Een aangewezen vervanger oproepen’ en ‘Werkzaamheden binnen bestaand mandaat herverdelen’ als kolommen naast elkaar. Gebruik ‘Dienstrooster en bestaande bevoegdhedenkaart’ om in beide kolommen hetzelfde aspect te beoordelen. Wanneer de ene optie een uitgebreidere opdracht omvat, markeer je eerst dat verschil. Een kortere doorlooptijd, lager bedrag of groter bereik kan anders vooral een verschil in afbakening weerspiegelen.
De afweging achter ‘Een aangewezen vervanger oproepen’ wordt pas duidelijk wanneer je het gevolg bespreekt. Beslisbevoegdheid kan worden geborgd, maar beschikbaarheid is onzeker. Vraag daarna wat er verandert onder ‘Werkzaamheden binnen bestaand mandaat herverdelen’. De dienst kan doorgaan, terwijl grensgevallen expliciet moeten escaleren. Gebruik dit verschil voor ‘Besliskaart’, ook als de keuze nog openblijft.
De twee condities in het werkblad
Gebruik de twee waarden als controle op je vergelijking. Zonder noodkaart komt uit op 2 taken. Bij met vooraf besproken vervanging staat 5 taken. Het verschil bedraagt 3 taken in opwaartse richting. Bespreek of dit verschil voor assistent-bedrijfsleider zwaar genoeg weegt om de andere mogelijkheid los te laten. De uitkomst van de som en de keuze zelf zijn twee verschillende stappen.
Maak de keuze achter «Controleer het mandaat» zichtbaar in twee kolommen. De optie «Een aangewezen vervanger oproepen» en de optie «Werkzaamheden binnen bestaand mandaat herverdelen» vragen mogelijk ander bewijs. Houd 2 taken en 5 taken bij hun eigen conditie en leg uit welke van de twee bruikbaar is voor deze vergelijking. Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Dienstrooster en bestaande bevoegdhedenkaart. Schrijf de doorslaggevende voorwaarde bij jouw voorkeur. Daarmee kan een collega ook een andere conclusie trekken wanneer die voorwaarde verandert. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Werk de vergelijking af met één zin voor het team. Noem de voorkeur, de reden en de voorwaarde die nog moet worden bevestigd. Als ‘Bel de aangewezen vervanger’ voor die bevestiging nodig is, houd je die taak apart. Zo blijft een voorlopig voordeel herkenbaar als voorlopig.
Bepaal wie de oorspronkelijke informatie kan toelichten en wie vervolgens het besluit neemt. Bij de vraag ‘Controleer het mandaat’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de ondernemer valt een dienst uit. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Dienstrooster en bestaande bevoegdhedenkaart’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over controleer het mandaat zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor assistent-bedrijfsleider en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
