Bereid het vervolggesprek voor
Neem ‘Toegestane overdrachtsnotitie’ mee naar het gesprek en kies vooraf wie de eerste vraag kan beantwoorden. Introduceer het punt met ‘Bereid nieuwe vragen voor’. Geef de ander ruimte om de uitgangspunten te corrigeren. Een bijgesteld gegeven hoort zichtbaar in de afspraak, zodat de volgende betrokkene dezelfde versie gebruikt.
Bereid twee mogelijke vervolgen voor. Bij ‘Een korte overdracht met toestemming waar passend voorbereiden’ is van belang wie het materiaal controleert. Bij ‘De kandidaat zelf de eerdere samenvatting laten controleren’ wil je weten wanneer opnieuw overleg nodig is. Neem de onzekerheid ‘Welke informatie is relevant voor het tweede gesprek?’ in beide routes mee. Een afspraak over het antwoord is concreter als ook een bron, een eigenaar en een eerstvolgend beslismoment zijn genoemd.
De twee condities in het werkblad
Neem het verschil als concrete gespreksvraag mee. Zonder samenvatting komt uit op 5 vragen per gesprek. Bij met gecontroleerde samenvatting staat 1 vragen per gesprek. Het verschil bedraagt 4 vragen per gesprek in neerwaartse richting. Laat de gesprekspartner aanwijzen welk uitgangspunt hij of zij herkent, en welk gegeven eerst verduidelijking nodig heeft. Noteer een correctie als nieuwe informatie, met de naam van het stuk waaruit die blijkt.
Bereid voor «Bereid nieuwe vragen voor» één concrete vraag aan de gesprekspartner voor. Onder welke voorwaarde geldt «Zonder samenvatting», en wie kan uitleggen waarom bij «Met gecontroleerde samenvatting» een waarde van 1 vragen per gesprek wordt gebruikt? Het bewijsstuk voor je eigen bewerking is Toegestane overdrachtsnotitie. Noteer bij Agenda tweede gesprek wie het antwoord geeft en wanneer de bevestiging terugkomt. Lees de afspraak terug aan degene die het volgende werkstuk oplevert, zodat het oorspronkelijke voorbeeld en de eigen aantekening uit elkaar blijven. De bedragen of tellingen in deze oefening horen bij het gekozen voorbeeld.
Van uitwerking naar beslissing
Lees de afspraak aan het einde hardop terug. Is expliciet wie ‘Noteer de vijf basisonderwerpen’ uitvoert, welke informatie die persoon meekrijgt en wanneer een nieuw gesprek zinvol is? Voeg de afspraak toe aan ‘Agenda tweede gesprek’ en leg een wijziging vast wanneer de bron of de situatie verandert.
Bepaal wie de oorspronkelijke informatie kan toelichten en wie vervolgens het besluit neemt. Bij de vraag ‘Bereid nieuwe vragen voor’ helpt het om één toetsbare zin te noteren over de intake wordt opnieuw gedaan. Vermeld welke informatie je gebruikt en welke afspraak nog ontbreekt. Een collega kan dan zien welke vervolghandeling logisch is zonder de hele aanleiding opnieuw te reconstrueren.
Controleer je notitie aan de hand van een praktisch tegenvoorbeeld. Stel dat ‘Toegestane overdrachtsnotitie’ later wordt bijgewerkt. Welke uitspraak over bereid nieuwe vragen voor zou je dan opnieuw moeten toetsen? Schrijf op wat de wijziging betekent voor formulebeheerder en wie daarover bericht moet krijgen. Dat maakt de uitwerking bruikbaar bij een volgende versie van het dossier.
